An infra-organizational dispatch is a simple thing. You can keep a copy if you wish, but only one copy (the original) goes and comes back.

Внутриорганизационное послание - это простая вещь. Вы можете хранить копию, если хотите, но только один экземпляр (оригинал) отправляется и возвращается обратно.

When writing a dispatch, address it to the POST — NOT the person. (If a person changes post, or leaves, if you address the dispatch to the post, it will be received by the new occupant of the post, but if you address it to the person, then if the person leaves it may not be received and handled.)

Когда пишите послание, адресуйте его ДОЛЖНОСТИ, а НЕ человеку. (Если человек меняет должность или уезжает и если вы адресуете послание должности, то оно будет получено новым занимающим этот пост; но если вы адресуете его человеку, то, если этот человек уезжает, оно может быть никем не получено и вопрос не будет решен.)

Set up a dispatch as follows: (for information or advice)

Оформляйте послание (для информации или совета) следующим образом:

Example:

Пример:

Mimeograph Officer

Supply Officer (date)_________________

Dear_________________,

Администратор по снабжению

Your order of ........ (message).

Дорогой ___________,

Ваш заказ на ... (послание).

(вежливая концовка)

or for a request or an order:

Подпись_______________'''

Mail Clerk

via Dir Comm(date)________________

HCO Area Sec

Dear__________

Please see that . . . . . . . . . . . . . . . . (order or request).

Начальник ОХС

Дорогой ___________,

Пожалуйста обеспечьте ... (приказ или просьба).

This form is used so that when it is ready to be returned, an arrow can be drawn pointing to the post to which it is to be returned, eliminating the need to write if. If the message is one that should go in your hat, either put it in your hat and acknowledge sender, or write it up for your hat, returning the original to sender. If the dispatch comes to you from a junior always insist the junior has attested "it is okay". If you in turn wish to send it on, you too must attest "it is okay" and send it on. If itis not OK return the dispatch to the originator stating briefly why it is not OK.

(вежливая концовка)

The receiver handles the dispatch and retains the dispatch until such time as it has been completely handled. If it is a matter which involves days or weeks, you can dispatch the sender stating that such and such is being attended to and expected to be complete within a certain time — but retain the original dispatch until job is done, thenreturn it to sender marked "DONE". Do not return the original with "It's beingattended to". Originals only return with "DONE" or "Can't be done". Otherwise the communication stays incomplete.

Подпись _____________'''

When replying to a dispatch, put down the date of the message. Dispatches are handwritten. Executives, other than Exec Secs, should not have their dispatches typed by a secretary except where the dispatch contains large volume.

The colour flashes for paper for divisions are as follows:

Получатель принимает меры в соответствии с посланием и хранит его у себя до тех пор, пока все меры по нему не будут приняты. Если на это потребуются дни или недели, вы можете уведомить отправителя, что то-то и то-то предпринимается и должно быть завершено к такому-то времени, но храните первоначальное послание до тех пор, пока работа не будет выполнена; тогда верните его отправителю с пометкой "СДЕЛАНО". Не возвращайте оригинал с пометкой "выполняется". Оригиналы возвращайте только с пометкой "СДЕЛАНО" или "Не может быть сделано". Иначе общение останется незаконченным.

• HCO Division 1 - Gold

Когда вы отвечаете на послание, то поставьте дату отправки. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме исполнительных *в.п.: ответственных секретарей не должны печатать свои послания с помощью секретаря, за исключением тех случаев, когда послание имеет большой объем.

Цвета для бумаги в подразделениях следующие:

Отделение ОХС 1 - Золотой

Отделение ОХС 2 - Светлорозовый или Сиреневый

Отделение 3 - Темнорозовый

Отделение 4 - Зеленый

Отделение 5 - Серый

Отделение 6 - Канарейки или Кожи буйвола

White paper is also used for letters to the field, business houses, Board minutes,and for manuscripts and research notes.

Отделение 7 - Голубой или Белый

Copies of letters written are on the colour flash of the division writing the letter.

Белая писчая бумага также используется для писем за пределы организации, для деловых писем в разные организации, для ведения протоколов, для рукописей и исследовательских заметок.

Копии написанных писем делаются на бумаге цвета, соответствующего подразделения, написавшего это письмо.

If you have a request, put it in writing. Do not go to the person and expect him toc arry your request around in his head. Personnel are not supposed to present theirbody, nor their body with a dispatch to other personnel except for actual conferences which are kept to a minimum. Few things need conferences. Dispatches take care of 99% of organizational business.

Если у вас есть просьба, напишите ее. Не ходите к человеку и не ожидайте, что он будет ходить с вашей просьбой в голове. Сотрудник не представляется собственной персоной с посланием к другому сотруднику, за исключением действительных совещаний, которые сведены к минимуму. Совещаний требует немного вещей.

The Comm Centre contains a basket for each staff member. Each basket is tagged with the person's name and underneath the name is their post or posts. Each person is responsible for delivering his own dispatches to the proper baskets and for picking updaily his own dispatches. Do not fail to pick up your dispatches at least twice a day (once in the morning and once in the afternoon — make your own schedule). But do not let dispatches pile up in your basket.

Послания покрывают 99% дел организаций.

In larger orgs a Comm Centre and separate Divisional Comm Centres may be instituted. The Comm Centre would consist of one basket for each division plus abasket for L. Ron Hubbard and an outer org OUT basket. Each divisional commcentre is placed in the divisional working area with a basket for each staff member in that division plus a divisional in-basket and a divisional out-basket. An HCO dispatch courier would be responsible for delivering dispatches into the divisional in-baskets and from the divisional out-baskets into the comm centre baskets. The sec sec is responsible for the distribution of dispatches from the divisional in-basket to staff members' baskets.

Центр связи включает корзинку для каждого члена организации. Каждая корзинка надписана именем человека и под именем указан его пост или посты. Каждый человек отвечает за доставку своих собственных посланий в надлежащие корзины и за ежедневную выемку своих посланий. Не забывайте вынимать предназначенные для вас послания по крайней мере два раза в день (один раз утром и один раз днем - составьте свое личное расписание). Но не давайте посланиям скапливаться в вашей корзине.

Keep abreast of all post changes. As the Org Board is changed, the Comm Centre baskets are changed. Always know who is occupying what post so that when you deliver a dispatch you will always know whose basket it goes in. If you are not sure, check the Org Board.

В больших организациях, кроме общего центра связи, могут быть созданы отдельные центры связи в отделениях.

Центр связи состоит из корзинок для каждого отделения плюс корзинки для Л. Рона Хаббарда и корзинки для исходящей корреспонденции.

Handle your dispatches daily. Do not let them stack up on you. When someone sends you a dispatch let them hear from you. Do not get the reputation of 'I hesitate to send so and so a dispatch because I don't know when I'll hear from it, or if I'll everhear from it.' DO NOT LET YOUR DISPATCHES DEAD-END. When you let your dispatches (or letters) stack up on your desk, you are in actuality chopping the commlines of the organization and in so doing chopping your own pay cheque.

Центр связи каждого отделения располагается в рабочей зоне отделения с корзинками для каждого члена организации в этом подразделении плюс входящая корзинка для отделения и исходящая корзинка для отделения. Курьер ОХС по посланиям отвечает за доставку посланий во входящие корзинки отделений и доставку из исходящих корзинок отделений в корзинки центра связи. Секретарь начальника отделения отвечает за распределение посланий из входящей корзинки отделения в корзинки членов организации.

Secretaries who type letters should always take care to staple the carbon copy ontop of the incoming letter — do not use a paper clip. In answering letters, answer their questions. Give them the information they are seeking. Use the gradient scale method. DO NOT FAIL TO ANSWER THEIR QUESTIONS. If you don't know the answers, find out.

Отслеживайте все изменения должностей. Насколько меняется схема организации, настолько меняются корзинки центра связи. Всегда знайте, кто занимает какую должность, чтобы при доставке послания всегда знать в чью корзину оно идет. Если вы не уверены, проверьте по оргсхеме.

The purpose of the secretarial unit is to type answers to letters. Most all intra-organizational dispatches can be handwritten: this saves time in putting them on tape (when you could be writing them yourself) and saves the transcriber's time for replying to letters. Stay in communication with other staff members and with our correspondents. If you don't handle your dispatches properly don't reply to thesender, as I said before, you are cutting your own pay cheque.

Работайте с посланиями ежедневно. Не давайте им у вас накапливаться. Когда кто-либо присылает вам послание - дайте ему знать, что вы его получили. Не приобретайте репутацию человека, которому сомневаются отправлять послания потому что неизвестно, когда получат ответ и получат ли его вообще. НЕ ДАВАЙТЕ СВОИМ ПОСЛАНИЯМ ЗАГЛОХНУТЬ. Если вы позволяете, чтобы послания (или письма) нагромождались на вашем столе, то вы в действительности блокируете линии связи организации и таким образом снижаете свою собственную зарплату.

Секретари, которые печатают письма, должны всегда позаботиться о том, чтобы подшить металлической скрепкой наложенную сверху копию своего письма с пришедшим письмом, а не использовать обычные скрепки. Отвечая на письма, отвечайте на содержащиеся в них вопросы. Давайте ту информацию, какую они запрашивают. Используйте метод постепенности. НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ СЕБЕ ОСТАВИТЬ БЕЗ ОТВЕТА ИХ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов - найдите их.

[Note: The two earlier issues of 8 Apr '58 and 13 Dec '62 were the same basic issue as the abovePolicy Letter, with a few changes reflecting the evolution of the Comm System and the Org Board.

Цель сектора секретариата - напечатать ответные письма. Почти все внутриорганизационные послания могут быть написаны от руки: это экономит время их перепечатывания (в то время, как вы могли бы их написать сами), и экономит время стенографистки для ответа на письма. Поддерживайте связь с другими членами организации и с нашими корреспондентами. Если вы не справляетесь с перепиской должным образом, не отвечаете отправителю, то как я сказал ранее, вы просто урезаете свой заработок.

13 Dec '62 was a straight reissue of 8 Apr '58 — as part of the Reissue Series (7) — with minor changessuch as the inclusion of a salutation in the dispatch example, and in the first paragraph under CommCentre Baskets, addition of a phrase, "(except in some larger Orgs, where there is a Communicator forthis purpose)" after the sentence saying each person is responsible for picking up and delivering hisown dispatches.

4 Jan '66, Issue III (above) gave two dispatch examples instead of one as given in both earlier issues,showing the different routing for information or advice and for a request or an order; added thesecond half of the last paragraph on page 101 re including the attestation "it is okay" on a dispatch; updated the Colour Flash System in line with the 7 Division Org Board, which in the earlier twoissues had been based on type of dispatch, report, letter, carbon copy, etc. as opposed to Divisionalcolour flash; and deleted a second half of the paragraph entitled Written Requests, which read, "Wehave a Comm Centre where dispatches are to be placed. Place your dispatches in the person's basket,not in his hands. IT IS ANXIETY ABOUT COMMUNICATION ONLY THAT CAUSES PEOPLE TO JUMP THE LINES. There may be, however, a few exceptions: emergencies, or if you have a largearticle that would not fit into a Comm Centre basket. The point is, do not mn around all day handingpeople dispatches, nor put them down on someone's desk. This tends to intermpt their work andcauses confusion on the lines." It also added the second paragraph under Comm Centre Basketsre Divisional Comm Centres; and under the paragraph Answering Letters, after the sentence, "Givethem the information they are seeking," deleted " — but do not try to sell them a course and anintensive if all they want is some information concerning an ad we are running."]